Simplifiez l’élaboration budgétaire grâce à la nouvelle application Budget
Aujourd’hui, de nombreuses administrations publiques peuvent rencontrer des difficultés lorsqu’il s’agit de récolter, centraliser et exploiter les informations nécessaires à l’élaboration de leur budget et modification budgétaire.
Les échanges passent souvent par une multitude de canaux : e-mails, conversations sur Teams, fichiers Excel envoyés en pièces jointes, versions multiples d’un même document… Cette dispersion complique le suivi, augmente le risque de perte d’informations et demande un travail important de centralisation.
C’est dans ce contexte qu’a été développée l’application Budget, avec un double objectif :
- aider les administrations à collecter et structurer les informations budgétaires ;
- faciliter la transmission de ces informations pour tous les services.
L’idée centrale est simple : rassembler l’ensemble du processus budgétaire dans un outil unique, convivial et structuré.
Centraliser pour simplifier
Le point fort de l’application réside dans la centralisation des données.
Plutôt que de multiplier les canaux et les supports, toutes les informations liées à un budget en préparation sont regroupées dans une seule et même application. Les échanges sont structurés, les données sont conservées au même endroit, et chaque acteur dispose d’une vue claire sur les éléments à traiter.
Cette organisation permet :
- d’éviter la perte de données ;
- de réduire les allers-retours inutiles ;
- de gagner du temps dans la coordination ;
- de diminuer la charge mentale liée à la centralisation.
Les principales fonctionnalités
- Création de plusieurs projets de budget
L’application permet de créer autant de projets de budget que nécessaire. Il est donc possible de tester différentes hypothèses, d’affiner certains montants ou d’intégrer des ajustements successifs, puis de conserver uniquement la version retenue. Cette souplesse facilite le travail d’analyse et de décision.
- Gestion des demandes de crédit par service
L’un des éléments structurants de l’application Budget est le lien établi entre les articles budgétaires et les services de l’administration.
Concrètement :
- Les articles budgétaires peuvent être répartis par service ;
- Un même article peut être associé à plusieurs services ;
- Des lots de fiches articles sont générés et envoyés aux services concernés.
Les utilisateurs sont associés à un service spécifique. Lorsqu’un lot de fiches articles doit être traité dans le cadre de la préparation du budget ou d’une modification budgétaire, les personnes concernées sont automatiquement notifiées.
Les services reçoivent ainsi :
- des fiches articles proposées sur base des données de l’année précédente ;
- la possibilité d’introduire de nouvelles demandes de crédit.
Ils peuvent donc travailler sur deux bases :
- Les propositions par défaut issues de l’exercice précédent ;
- De nouvelles demandes correspondant à des besoins émergents.
Par exemple, si un service souhaite organiser une nouvelle formation qui n’existait pas l’année précédente, il peut introduire une demande de crédit via une fonctionnalité d’encodage simple et compréhensible, même sans expertise comptable approfondie.
L’objectif est de rendre la démarche accessible à tous les services, y compris ceux qui ne maîtrisent pas les mécanismes comptables sous-jacents.
- Export et import CSV des fiches articles
L’application intègre une fonctionnalité d’export des fiches articles au format CSV (Excel).
La particularité réside dans la possibilité d’effectuer un import après modification. Les services peuvent :
- Exporter les fiches articles.
- Compléter ou adapter les montants dans Excel.
- Réinjecter les données dans l’application via l’import CSV.
Dans certains outils existants comme Phenix ou Acropole, l’encodage des montants doit être réalisé manuellement. L’import CSV permet ici d’éviter cette étape répétitive et chronophage.
- Gestion des pièces justificatives
Chaque service peut accompagner ses demandes de crédits (dépenses ou recettes) :
- de notes explicatives ;
- de pièces justificatives (devis, offres fournisseurs, délibérations, documents…).
L’ensemble des pièces jointes est centralisé dans le budget en préparation.
Il n’est donc plus nécessaire de rechercher des justificatifs dispersés dans différents e-mails ou dossiers partagés. Toutes les informations justificatives sont accessibles au même endroit.
- Consultation des données des exercices antérieurs
Lorsqu’un service complète une fiche article, il a accès aux données de l’année précédente (montants dépensés ou perçus).
Cette fonctionnalité existe déjà dans des outils tels que Phénix et Acropole, mais elle est intégrée ici directement dans le processus de préparation budgétaire, ce qui facilite la comparaison et l’analyse au moment de l’encodage.
Un outil au service de l’efficacité
Au-delà des fonctionnalités techniques, la solution Budget apporte surtout une méthode de travail plus structurée :
- Centralisation des informations dans un seul outil ;
- Réduction des échanges dispersés ;
- Notifications ciblées par service ;
- Diminution des encodages manuels ;
- Meilleure traçabilité des demandes et des justificatifs.
Les agents gagnent du temps, limitent les risques d’erreur et consacrent davantage d’énergie à l’analyse plutôt qu’à la coordination administrative.
Sans transformer la logique budgétaire elle-même, l’App Budget simplifie son organisation et rend le processus plus fluide, plus transparent et plus accessible pour l’ensemble des services impliqués.
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N’hésitez pas à nous contacter à l’adresse commercial@civadis.be ou à vous adresser directement à votre conseiller commercial.
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