Logiciels


Forte d'une expérience de terrain de près de quarante ans, CIVADIS propose un éventail complet d’applications « métiers » personnalisées, agrémenté d'un package de logiciels standards.  C’est ainsi que les solutions, vendues ou louées à nos clients, couvrent tant les domaines de gestion institutionnels que des services en ligne destinés aux usagers des administrations publiques.

 

Garantissant la pérennité et l’évolution des solutions proposées, nos logiciels sont accompagnés d’un contrat de maintenance assurant leur opérabilité dans le temps, même suite à des modifications de législation.

Outre ses solutions standards, CIVADIS met à votre disposition ses connaissances pluridisciplinaires pour assurer, à vos côtés, la conception et la mise en œuvre de projets personnalisés à la mesure des spécificités de votre administration.

 

Ainsi, nos experts peuvent intervenir ponctuellement et vous encadrer à tous les stades de développement de vos projets, depuis la phase d’analyse des besoins jusqu’à leur mise en œuvre et leur maintenance.

Sous-catégories

Les gestionnaires des services finances et recette disposent avec cette famille de logiciels financiers d’outils très performants conformes à la réglementation. ils sont destinés aux pouvoirs locaux que sont les administrations communales, les CPAS, les zones de police.

Synoptique - Comptabilité des pouvoirs locaux

Environnement : Windows et Linux

 

Thématique

Cible

Nom du produit

Sous-famille

comptabilité

Communes

Phénix

Comptabilité communale de Wallonie et de la Région de Bruxelles Capitale

 

Zones de Police

Thémis

Comptabilité Zones de Police

 

CPAS

Pégase

Comptabilité CPAS de Wallonie et la Région de Bruxelles Capitale

Outils de gestion des comptabilités

   

éditions des propositions budgétaires par département

     

Elaboration de l’avant projet du budget

     

analyse budgétaire et plans d’assainissement

     

gestion prévisionnelle de la trésorerie

     

gestion des objets extraordinaires – Région de Bruxelles Capitale

     

Gestion des droits provisoires

     

Ordre de paiement non budgétaire (sauf AC et CPAS wallons)

     

suivi des recettes et des dépenses

     

Fiches fiscales 104SP, 281-50 & 325-50

     

Déclaration TVA

     

gestion des marchés publics et des contraintes fournisseurs dans une commune, un cpas ou une zone de police.

     

Gestion par sous budgets, browser départemental avec vision par sous budget

     

Reclassement de la dette avant clôture comptable

     

Situation des travaux en cours

     

Génération des non valeurs pour un ensemble de droits et de récupérations

     

Suivi comptable des dossiers (CPAS)

Outils comptables des comptabilités

   

lettrages automatique et manuel, journaliseur,

     

Justification de la classe 4 par les pièces ouvertes

Outils bancaires des comptabilités

   

domiciliation bancaire, plan d’étalement de paiement des factures émises par l’administration, envoi électronique des ordres de paiement (Belfius, ING, Poste, BNP Fortis),

     

Intégration des documents Papyrus de Belfius

     

Intégration des extraits de comptes codifiés (CODA)

     

Intégration des extraits VCS (+affectation automatique des recettes)

     

Intégration des données prévisionnelles de la dette (Belfius, ING)

e-comptes

   

Module d’export BDCS

Facturation

   

facturation non spécialisée

     

Facturation ambulances : calcul dynamique des tarifs, facturation des courses, gestion du matériel à facturer, rapport de mission d’une course, F.A.M.U. et courses inutiles

     

Facturation incendie, gestion du matériel à facturer, rapport de mission

Bons de commande – Factures - workflow

   

Circuit électronique de validation des bons de commande et des factures – scanning et traitement des documents entrants avec OCR

Liaison avec d’autres logiciels

   

Interface dépenses – recettes avec des sources externes

     

Interface avec le logiciel de gestion des taxes et redevances

     

Injection des écritures provenant du logiciel de calcul des salaires

Outils bureautiques

   

Liaison vers les outils bureautiques Open Office et Microsoft Office

     

Exploitation graphique des données comptables

       

 

Thémis ZP

Phénix AC

Factures Entrantes

Flux Entrants

Pégase RW

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Les gestionnaires des services finances et recette disposent avec ce logiciel de la famille des logiciels financiers de CIVADIS d’outils très performants conformes à la réglementation. il est destiné aux pouvoirs locaux que sont les zones de secours et les associations Chapitre XII.

 

Synoptique

Environnement : Windows et Linux

 

Thématique

Cible

Nom du produit

Sous-famille

comptabilité

Association Ch. XII

OPS

Comptabilité pour la gestion d’une Association Chapitre XII

 

Zone de secours

OPS

Comptabilité adaptée à la gestion d’une zone de secours – services d’incendie

Outils de gestion de la comptabilités OPS

   

éditions des propositions budgétaires par département

     

Elaboration de l’avant projet du budget

     

analyse budgétaire et plans d’assainissement

     

gestion prévisionnelle de la trésorerie

     

Gestion des droits provisoires

     

Ordre de paiement non budgétaire

     

suivi des recettes et des dépenses

     

Fiches fiscales 104SP, 281-50 & 325-50

     

Déclaration TVA

     

Gestion par sous budgets, browser départemental avec vision par sous budget

     

Reclassement de la dette avant clôture comptable

     

Situation des travaux en cours

     

Génération des non valeurs pour un ensemble de droits et de récupérations

Outils comptables des comptabilités

   

lettrages automatique et manuel, journaliseur,

     

Justification de la classe 4 par les pièces ouvertes

Outils bancaires des comptabilités

   

domiciliation bancaire, plan d’étalement de paiement des factures émises par l’administration, envoi électronique des ordres de paiement (Belfius, ING, Poste, BNP Fortis),

     

Intégration des documents Papyrus de Belfius

     

Intégration des extraits de comptes codifiés (CODA)

     

Intégration des extraits VCS (+affectation automatique des recettes)

     

Intégration des données prévisionnelles de la dette (Belfius, ING)

Facturation

   

facturation non spécialisée

     

Facturation ambulances : calcul dynamique des tarifs, facturation des courses, gestion du matériel à facturer, rapport de mission d’une course, F.A.M.U. et courses inutiles

     

Facturation incendie, gestion du matériel à facturer, rapport de mission

Bons de commande – Factures - workflow

   

Circuit électronique de validation des bons de commande et des factures – scanning et traitement des documents entrants avec OCR

Liaison avec d’autres logiciels

   

Interface dépenses – recettes avec des sources externes

     

Injection des écritures provenant du logiciel de calcul des salaires

Outils bureautiques

   

Liaison vers les outils bureautiques Open Office et Microsoft Office

     

Exploitation graphique des données comptables

       

 

Chapitre XII

Zone de Secours

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Destiné aux gestionnaires des Provinces, cette gestion des finances et de la comptabilité d’une Province dispose également d’un outil de suivi de la gestion des prêts accordés à ses agents ou à des particuliers habitant la Province.

Synoptique

Environnement : Windows et Linux

 

Thématique

Cible

Nom du produit

Sous-famille

Comptabilité

Provinces

PROXIMA

Comptabilité provinciale budgétaire et générale - Wallonie

 

 

Emprunts

Gestion spécifique des emprunts des provinces auprès des différents organismes financiers (Belfius, ING et BNP Fortis)

Gestion des prêts

 

Proxiloan

Outil de suivi et de gestion des prêts accordés à leurs agents ou à des particuliers habitant la Province.

 

 

Proxictx

Gestion du contentieux des prêts

Services de santé mentale

 

Proxissm

Gestion des services de santé mentale

 

 

 

 

Proxiloan

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Ce logiciel assure l’automatisation de tous les types de taxes et redevances y compris l’eau, le stationnement et les conteneurs à puce. Il est un point central du suivi de toutes les redevances grâce à une gestion avancée des contentieux. Il est destiné aux administrations communales et provinciales.

Synoptique - Impôts Locaux (Taxes et Redevances)

Environnement : Windows et Linux

 

Thématique

Cible

Nom du produit

Sous-famille

Taxes et redevances

Communes & Provinces

Onyx

Gestion centralisée des taxes et redevances

     

Gestion des conteneurs à puce

     

Facturier simple – centralisation et intégration de toutes les pré-factures et factures à émettre produits dans les services extérieurs au service taxes & redevances

     

Gestion spécifique pour les redevances eaux

     

Mise à jour automatique des adresses courriers des redevables ayant un numéro RN

     

Simulation de la taxation directement au départ des règlements via un outil de calcul interactif.

     

Liaison pour valider avec la BCSS le statut du redevable

     

Intégration des données B-information (Euro DB)

     

Contentieux – tableau de bord synthétique du contentieux

     

Contentieux – gestion avancée – flux de « recouvrement à l’amiable »

     

Contentieux – gestion avancée – flux de «  réclamations »

     

Contentieux – gestion avancée – flux d « entrée en contentieux : huissiers »

     

Domiciliation bancaire pour la facturation des accueil extra scolaire

     

Gestion des alertes pour un suivi automatisé des alertes et échéances à suivre

     

Requête graphique et syntaxique : un moteur puissant de recherche et d’analyse

       

Gestion des stationnements payants

Communes

Sosta

Gestion des billets de stationnement avec terminaux mobiles ou via papiers ou en provenance de cityparking

Intégration des données dans la gestion centralisée des taxes et redevances Onyx.

     

Liaison avec la DIV

 

Découvrez toutes les fonctionnalités et les avantages  de la gestion avancée des contentieux d'ONYX via notre vidéo de présentation :

Onyx

Requête Graphique

Contentieux

Alertes

Facturier Simple

Sosta

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Logiciel de gestion des rémunérations et des ressources humaines destiné aux administrations publiques. Ce logiciel est disponible sous plusieurs formules :

 

  1. Autonomie : le logiciel est installé sur le serveur de l’administration qui gère l’ensemble des opérations.

  2. Confort : le logiciel est hébergé chez CIVADIS et disponible au travers d’un accès sécurisé. CIVADIS gère pour l’administration les aspects techniques, le support et les différentes prestations dans une approche de type secrétariat social.

 

Synoptique

Environnement : Windows – Linux ou SAAS hébergement chez CIVADIS

 

Thématique

Cible

Nom du produit

Sous-famille

Paie

Toutes administrations publiques

PERSée

Gestion de la paie de toutes les catégories de personnel d’une administration publique en Wallonie et en Région de Bruxelles Capitale

     

Gestion des conseils et commissions, des enseignants, des pensionnés et des prestations des pompiers volontaires

     

Déclarations aux organismes tiers : DIMONA, DMFA(ppl), Belcotax, Forem (APE)

     

Gestion des titres repas

     

gestion des congés, interruptions de service et équivalents temps plein

     

Gestion des anciennetés et de l’évolution de carrière

     

Gestion de l'absentéisme

     

Gestion des projets subsidiés

     

Gestion du cadre, tableau de bord, organigramme et effectifs

     

Gestion des pointages avec interface spécifique pour l’intégration des pointeuses KABA

     

Outils de gestion : interrogations croisées, simulations, prévisions budgétaires et interfaçage (comptabilité, Finhosta)

     

Nombreuses listes destinées aux organismes : déclaration ONE, relevé pour les compagnies assurance accident de travail, prime syndicale, liste SIPP, …

     

Label « Secrétariat full service » (SFS).

Grâce à ce Label SFS (1), CIVADIS peut être votre contact pour l’ONSS APL et lui transmettre le résultat du traitement des diverses déclarations (déclaration DIMONA, DmfA PPL,…)

       

(1) : « secrétariat full service »

Pour effectuer et introduire les différentes déclarations de sécurité sociale destinées à l’ONSS APL, les administrations provinciales et locales peuvent faire appel à un secrétariat “full service”.

Le label “secrétariat full service” (SFS) est entré en vigueur en 2007 auprès de l’ONSS APL et peut être accordé, sous conditions strictes, à un centre de calcul qui remplit les obligations relevant de la sécurité sociale au nom et pour le compte des administrations provinciales et locales.

 

Le secrétariat full service devient le point de contact pour l’ONSS APL qui lui transmet le résultat du traitement des diverses déclarations (déclaration DIMONA, DmfA PPL,. )

Ce secrétariat fournit les données output des déclarations à ses employeurs affiliés et est responsable des éventuelles suites et corrections des fautes.

Pour être reconnu comme secrétariat full service, les conditions suivantes doivent être remplies:

 

  1. Un SFS doit représenter au moins 5 administrations, ou 2 administrations occupant ensemble au moins 1000 travailleurs;

  2. Le SFS doit traiter l’output de l’ONSS APL (notifications de calculs et d’erreurs dans la déclaration de sécurité sociale, notifications Dimona), le diffuser et éventuellement le corriger;

  3. Un SFS doit effectuer diverses transmissions de données via les canaux électroniques prescrits;

  4. Un SFS doit s’engager à respecter la loi du 8 décembre 1996 sur la vie privée.

 

Le statut de SFS apporte différents avantages:

 

  1. Un délai d’un mois calendrier supplémentaire pour l’introduction de la déclaration de sécurité sociale (cela évite un nombre trop important de régularisations);

  2. Le SFS prend part à une concertation structurelle individuelle et régulière avec l’ONSS APL.

Secrétariat Full Service

Solutions d'hébergement

Modules optionnels Paie & RH

Paie & Gestion administrative

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Ce logiciel offre aux services population, état civil, cimetières la gestion complète de leurs services grâce à une multitude de fonctionnalités.

Synoptique - Vue synoptique des différents modules et des différentes fonctionnalités disponibles.

 

Environnement : Windows et Linux

 

Thématique

Cible

Nom du produit

Sous-famille

Population
Communes
SAPHIR
Gestion des registres de la population en local

 

 

 

Gestion des casiers

 

 

 

Gestion, production et suivi des dossiers étrangers non inscrits

 

 

 

Permis de conduire

 

 

 

Vaccinations, gestion de la carte d'identité, caisse.
      Gestion des élections – convocations, listes,…
      Gestion des étrangers non inscrits – production, gestion et suivi du dossier et des attestations
      Gestion de Caisse intégrée à Saphir pour la gestion des paiements guichet.
      Gestion et suivi des cartes d’identités e-ID
      Module de communication et d’échange des données entre SAPHIR et eBirth – notification électronique de naissance du Fedict
      module « guichet SAPHIR Web » en liaison avec la plateforme web de guichet électronique IRISBOX
      Module Logements : prime Région, arrêtés, permis de location, décision d’urbanisme
      Gestion des dossiers mariage (formulaire d’enquête, scan, …)
      Gestion du planning et des salles de mariage (réservation, agenda salles, agenda des officiers, frais, convocation)
      Gestion des dossiers de vaccination
      Traitement de la déclaration de changement d’adresse par un citoyen via Internet (DCA)
Etat civil
Communes
SAPHIR
Gestion des registres d'état civil

 

 

 

Gestion des actes numérisés intégrée à la gestion de l’état civil
       
Cimetières
Communes
SAPHIR
Gestion des concessions et des registres

 

 

 

Intégration des données cartographiques
       
Connexion au Registre National
Communes
Provinces
SAPHIR WEB
Outil d'interrogation du Registre National avec traducteurs en mode Web avec assistance et recherche en clair pour remplacer la solution RRNWeb.

 

CPAS

 

 

 

Intercommunales

 

 

CimetièresCaisse

Casiers

Etat Civil

Optionnels Population

Population

Banque de données des Actes de l'Etat Civil

Helpdesk BAEC et RN : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.  -  02/518.21.16

Documents disponibles

Rec. postnatales

Actes étrangers BAEC dans SAPHIR

FAQ BAEC 1.0

Circulaire BAEC 25.03.2019

Manuel SAPHIR : BAEC 1.2

Modifs données personnelles

 

 

Nouvelles version BAEC

03/12/2019 - Informations concernant le release du 03/12/2019 (telles que transmises par la BAEC)

  • Deux nouveaux rôles sont ajoutés dans la WSDL pour ajouter / enlever des témoins sur les actes de mariage à l’aide d’un acte modificatif : ADDED_WITNESS et REMOVED_WITNESS.
  • Le problème sur les copies d’actes de naissance avec un père adoptif en un père sera résolu.
  • Les règles de validations pour obliger l’utilisation de #NONAME# et #NOFIRSTNAME# seront actifs.
  • Le mécanisme de comparaison de données personnelles sera étendu pour le lieu de naissance. Si un acte est intégré avec un lieu de naissance différent de ce qui se trouve déjà dans la BAEC, il y aura un message d’erreur.
  • Le bug suivant est résolu : afficher les checkbox correctement sur les extraits CIEC 34 dans le cas d’un mariage de deux hommes ou deux femmes.
  • Après signature d’un acte d’annulation, le statut du document annulé sera changé de FINAL en ERASED. Il y a aura ensuite en message d’erreur si une commune demande un extrait d’un acte avec ce statut ERASED. Nous allons également créer un script pour changer le statut des actes annulés qui se trouvent déjà dans la base de données, en ERASED.
  • Le bug suivant est résolu : pour les extraits type CIEC 16 des migrations des actes de mariage, nous allons introduire le nom actuel de la personne dans la BAEC dans le champ « nom avant le mariage », et non « nom après le mariage ». Pour les extraits du type CIEC 34, les actes de mariage mentionneront toujours le nom actuel dans le champ « nom au moment de délivrance de l’extrait ».
  • Pour info : le problème des extraits internationaux des migrations des actes de mariage dans lequel le nom a changé dans l’acte de mariage sera résolu plus tard. Cela sera résolu par une solution où nous prendrons en compte que des données personnelles qui sont envoyés sont moins récent que les données personnelles qui se trouvent dans la BAEC (les actes qui sont transcrit après le 31/3 avec un nom avant mariage, mais le nom après le mariage se trouve déjà dans la BAEC suite à des migrations).

16/10/2019 - Nouvelles versions de la BAEC

Informations concernant le release du 16/10/2019 :

  • Extraits et copies conformes :
    • Possibilité d'avoir deux pères sur les extraits/copies des actes de naissance. Ils seront affichés comme ‘parent1’ et ‘parent2’.
    • Ne plus afficher « null » comme pays pour le lieu de décès sur les actes de décès internationaux.
    • Imprimer l'historique dans l’ordre chronologique sur les copies conformes.
    • Imprimer uniquement le premier prénom des OEC sur les extraits et copies.
    • Correction du texte sur le sceau BAEC en ‘Base de données’.
  • Règles de validations:
    • Assouplissement du contrôle de la méthode « updatePerson » (mise à jour des données personnelles) : la BAEC permettra, à partir de ce release, son utilisation pour corriger les métadonnées d'une personne qui est uniquement présente sur des actes migrés (non signés), afin de corriger les métadonnées personnelles également fautives sur l'acte papier. Pour les métadonnées fautives mais correctes sur l’acte papier, la règle reste de migrer à nouveau l'acte s'il n’existe pas d'acte de naissance ou de migrer l'acte de naissance avec les données correctes.
    • Assouplissement des règles de validation concernant "birthTime" (birthCert) & "deceaseTime" (deathCert) avec decisionType JUDGMENT / ARREST : quand un nouvel acte de naissance(/décès) est intégré sur base d'un jugement/arrêté, la donnée « heure de naissance »(/décès) sera optionnelle et non plus obligatoire.
  • Autres:
    • Résolution de l'erreur technique dans l’opération searchDocument (Menu « Documents BAEC » dans SAPHIR) avec recherche au registre national (searchInRrn=true), s'il y a un 0 dans le mois de naissance.
    • Amélioration du processus d'adoption plénière : en cas d'adoption plénière par une seule personne, conservation du parent existant sur l'acte de naissance en l'indiquant dans l'acte d'adoption en tant que mère, père ou coparent. A défaut, le ou les parents existants sont retirés de l'acte de naissance comme actuellement. Le rôle mère, père ou coparent ne sera pas admis dans le cas d'adoption simple. Le parent indiqué dans l'acte d'adoption plénière doit être présent sur l'acte de naissance.
    • Lors de la comparaison des prénoms à l'occasion d'actes modificatifs, suppression des espaces après les virgules entre les prénoms des personnes visibles dans les réponses XMLs. Exemple : « Ann, Marie Jeanne,Lola » sera transformé en « Ann,Marie Jeanne,Lola ».
    • Pour la signature d’un acte avec une personne pour laquelle la date de naissance ne doit pas être imprimée (hideBirthDate=true), la date de naissance estimée ne sera plus reprise sur la partie d'acte à signer (partie sujette à l'XSLT).
    • Renforcement du contrôle entre la partie d'acte signée et les métadonnées.

Informations

Email de signalement d'erreur de la B.A.E.C.

Lorsque vous nous envoyez un mail suite à un message d’erreur de la BAEC, pouvez-vous indiquer dans l’objet du mail « BAEC XXXXXX », XXXXXX étant le code d’erreur indiqué dans le message que vous avez reçu de la BAEC

10/09/2019 - Recherches généalogiques

L’Arrêté royal pour les recherches généalogiques n’étant pas encore sorti, les administrations communales étaient bloquées en cas de demande. Une solution transitoire semble avoir été proposée : si tu vous êtes abonné à « Orange Connect », vous pouvez consulter l’article sur https://myportal.vandenbroeleconnect.be/fr-be/contenu/highlights/detail/74029018386533344/

Sinon, en résumé :

  • Les agents devront vérifier si la personne que l’acte concerne consent à la délivrance de l’acte.
  • Les extraits délivrés le seront en copie des registres d’état civil papier avec la mention « délivré à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques ».
  • C’est valable uniquement pour les actes établis avant le 31/03/2019.

31/07/19 - Problèmes du 30/07/19 corrigés

31/07/19 - Problème avec les noms commençant par une minuscule

Un nouveau problème est apparu aujourd’hui à la BAEC : il n’est plus possible d’intégrer un acte dont l’un des intervenants a un nom commençant par une minuscule (exemple : de Ridder). Nous ne savons pas si ce problème ne concerne que les non-résidents et s’il concerne aussi les prénoms. Ce problème devrait être corrigé demain.

30/07/19 - Problème avec les copies d’actes

Suite à la nouvelle version que la BAEC a mis en production ce 29 juillet au soir, les copies de certains types d’actes (mariages, reconnaissances,…) ne sont plus correctes. 2 types de problèmes ont été signalés :

  • Les noms des personnes n’apparaissent plus.
  • La date des faits n’est plus correcte.

Les extraits paraissent quant à eux corrects.

Nous avons signalé le problème à la BAEC.

30/07/19 - Problème d’accès pour certaines personnes

Suite à la nouvelle version que la BAEC a mis en production ce 29 juillet au soir, certaines personnes nous ont signalé ne plus avoir accès à la BAEC.

Nous avons signalé le problème à la BAEC.

09/07/19 - Base d’établissement pour un acte à migrer

Dans le cas d’un acte à migrer, il ne faut remplir aucune des informations présentes dans l’onglet « BAEC base d’établissement » !

Le seul cas où il faut remplir ces informations dans le cas d’un acte antérieur au 31/03/2019, c’est lorsque vous devez enregistrer des informations postérieures au 31/03/2019 (comme par exemple un jugement) ; dans ce cas, vous devez d’ailleurs intégrer l’acte et non pas le remigrer.

09/07/19 – Modifications des données personnelles pour un acte antérieur au 31/03/2019

Si vous devez corriger une des données personnelles (nom, prénoms, date de naissance) d’un intervenant dans un acte antérieur au 31/03/2019, vous pouvez suivre la procédure suivante :

  • Effectuer la correction dans l’acte et la valider
  • Migrer l’acte en état « Brouillon »

Remigrer l’acte mais cette fois dans l’état où il était précédemment (complet, pour extrait ou pour copie).

27/06/19 - Clôture des registres 2019

Pour effectuer la clôture des registres de l’année 2019, merci d’attendre la prochaine version de 19.1.6 de SAPHIR.

25/06/19 - Logo sur les extraits et copies d’actes

Depuis ce matin, le logo du fédéral ou de la commune n’apparaît plus sur les extraits et copies d’actes ; il s’agit d’un problème inhérent à la BAEC et donc tout-à-fait indépendant de SAPHIR.

20/06/19 - Lieu de naissance manquant dans les documents BAEC

Beaucoup d’entre vous nous signalent le fait que dans certains cas, le lieu de naissance d’une personne n’apparaît pas dans les documents BAEC ou est remplacé par « () ». Il s’agit d’un problème pour lequel SAPHIR n’est en rien concerné, qui a été signalé à la BAEC il y a déjà plusieurs semaines mais que la BAEC n’a pas encore corrigé.

Nous vous demandons donc de ne plus nous appeler ou nous envoyer de mails à ce sujet.

19/06/19 (mise à jour) - Signature d'un acte et message d'erreur

Certains d’entre vous, lorsqu’ils essaient de signer un acte, reçoivent le message d’erreur suivant :

La seule solution que nous pouvons vous conseiller pour ce cas d’erreur est de migrer votre poste de travail de Windows 7 vers Windows 10.

29/05/19 - Identification à Saphir Web

Nous mettons au point une version de Saphir Web qui permettra à nouveau de se connecter avec sa carte d’identité (à la manière de « Tax On Web ») mais cela prendra du temps car la technique à mettre en œuvre est totalement différente de celle que nous utilisions et nécessite des interventions « manuelles » sur tous les serveurs Saphir.

En attendant cette nouvelle solution, il est toujours possible de se connecter à Saphir Web avec une connexion au registre national. Cliquez ici pour voir la procédure.

22/05/19 - Nouveaux documents disponibles

Les documents explicatifs concernant la gestion des Actes étrangers BAEC dans SAPHIR et des Reconnaissances postnatales sont diponibles.

20/05/19 - Procédure pour effectuer des actes modificatifs sur des actes migrés

Nous vous invitons à ouvrir le document reprenant la procédure en cliquant ici

26/04/19 - Rappel important: conditions indispensables pour pouvoir signer un acte de mariage


1.   Définition de l'officier de l'Etat civil dans SAPHIR
L'officier de l'Etat civil doit être défini dans SAPHIR à 2 endroits :
     -  Au niveau des signataires d'actes : menu "Divers / Paramètres / Locaux / Signataires d'actes"
        Attention de bien remplir tous les renseignements demandés et particulièrement tous ses prénoms !
     -  Au niveau des utilisateurs : menu "Divers / Paramètres / Gestion utilisateurs"
        Vous devez lui attribuer au minimum les permissions ci-dessous :

    

2.   Définition de l'officier de l'Etat civil au Registre national
     Votre officier de l'Etat civil doit être défini au Registre national à 2 niveaux, sinon celui-ci aura le message d'erreur ci-dessous quand il essayera de se connecter à SAPHIR :
      
 
     Concrètement, l'officier de l'Etat civil doit être défini à 2 endroits dans RRNADMIN :
     -  Dans la partie BAEC, ce qui devrait être fait si vous avez rempli le fichier Excel transmis par le Registre national à la mi-mars ;
     -  Dans la partie Registre national "classique", comme pour un agent population / état civil habituel.
        Dans cette partie, il doit y avoir l'autorisation sur toutes les transactions, excepté la WS90.

3.   Comment tester ?
     -  Se connecter à SAPHIR avec la carte de l'officier de l'Etat civil et vérifier qu'il a bien eu accès au Registre national (absence du message d'erreur ci-dessus) ;
     -  Tester la signature via le menu "Divers / Lecture carte d'identité électronique" en cliquant sur le bouton "test BAEC signature" :

     

4.   Comment faire au moment de signer ?
     -  L'officier de l'Etat civil doit se connecter à SAPHIR via sa carte d'identité.
        Le scénario où un agent population / état civil habituel est connecté à SAPHIR et où l'officier de l'Etat introduit sa carte d'identité juste au moment de signer n'est techniquement pas possible actuellement.
        Nous discutons avec la BAEC pour que des changements soient apportés afin de rendre possible ce scénario plus pratique.

     -  Après avoir sélectionné l'acte, l'officier de l'Etat civil clique sur le bouton "Intégration", choisit l'état "Prêt pour signature" en cochant "Signature" et clique sur "Envoi à la BAEC". Il doit ensuite confirmer et encoder son code PIN.
        NB : la date de l'acte doit être celle du marriage !

24/04/19 - Rappel : installation de la dernière version de l' "eID Viewer"

Si vous avez un des messages d’erreur ci-dessous au moment où vous essayez de signer un acte, installez sur votre poste la dernière version de l’« eID Viewer » que vous pouvez trouver à l’adresse https://eid.belgium.be/fr

1.   eu.europa.esig.dss.DSSException: java.security.InvalidKeyException: RSA key must be at most 1024 bits

      in AbstractSignatureTokenConnection.java at line 79
      in XadesDssSigner.java at line 349
      in XadesDssSigner.java at line 250
      Cause: java.security.InvalidKeyException: RSA key must be at most 1024 bits
      in P11Signature.java at line 366
      in P11Signature.java at line 430
      in Signature.java at line 1174

2.   « Caused by: java.io.IOException: %1 n’est pas une application Win32 valide »


3.


19/04/19 - Verviers - Transcription d'un jugement


Voici les réponses données par la BAEC à la ville de Verviers à propos de la transcription d'un jugement :

1.  Comment procéder pour effectuer les modifications suivantes dans la BAEC suite à un jugement (contestation de paternité, établissement de filiation, ...) :

     -  Si le jugement a été reçu par notre service avant le 31/03/2019 (mais n'a pas pu être traité avant) et que les modifications doivent être apportées à un acte de naissance ou autre établi avant le 01/04/2019 ?
         BAEC : émargement de l'acte de naissance et nouvelle migration à la BAEC.

     -  Si le jugement a été reçu après le 01/04/2019 et que les modifications doivent être apportées à un acte de naissance ou autre établi avant le 01/04/2019 ?
         BAEC : Acte modificatif sur acte migré en statut extrait ou final.

     -  Si le jugement a été reçu après le 01/04/2019 et que les modifications doivent être apportées à un acte de naissance ou autre établi après le 01/04/2019 ?
         BAEC : Acte modificatif sur nouvel acte intégré

BAEC : Dans l'acte modificatif, il faut mentionner la base sur laquelle l'acte est changé, donc introduire les données du jugement.

2.  Dans le cas d'un acte de naissance étranger qui doit être intégré à la BAEC, pour lequel nous ne disposons d'aucun renseignement concernant les parents (hormis bien entendu les noms, prénoms), par quoi pouvons-nous remplacer les codes ou les infos dans les rubriques : date de naissance, commune de naissance, personne ayant déclaré la naissance, ... ?
        
     BAEC : Il faut au moins avoir l'année de la date de naissance et puis introduire 00 comme jour et mois si ceux-là sont inconnus (par exemple: 00/00/1995). Il faut également au moins avoir le pays de naissance; si le lieu est inconnu, vous pouvez mettre "inconnu" en texte libre.
Si les personnes n'ont pas de numéro national, et sont donc des non-résidents, il faut remplir le sexe et la nationnalité de la personne.

17/04/19 - Date de l'acte pour le signer

Très important :

La BAEC ayant refusé d'assouplir ses règles en matière de date de signature, CIVADIS a apporté en urgence d'importantes adaptations à SAPHIR afin de vous faciliter le travail. L'avantage de ces adaptations est que vous ne devez plus modifier la date de l'acte à la date du jour pour pouvoir signer un acte. Et par conséquent, vous ne devez plus corriger cette date pour qu'elle corresponde bien à la date du fait. Ceci est valable quel que soit le type d’acte !

Ces adaptations se visualisent par l'apparition d'une nouvelle date, appelée date de signature, dans le bas du pavé « BAEC ». Vous ne devez pas remplir celle-ci, elle est remplie automatiquement par SAPHIR après signature.

Cette version est déjà installée quasi partout. Pour les quelques communes où ce n’est pas encore le cas, nous vous conseillons d’attendre que la version soit installée pour essayer de signer les actes (sauf décès et naissances qui ne posent déjà plus de problème).

NB : si vous avez la dernière version, la release note commence par :
      « Dernière mise à jour :
      Important : voir le chapitre BAEC !!! »

15/04/19 - 10:30 - Acte modificatif

Monsieur Luypaert nous demande de faire passer l'information suivante : d'après le comité de gestion de la BAEC, représenté par Steve Heylen (président) et Danielle Adriaenssens (vice-présidente), il n'est pas nécessaire de faire un acte modificatif si l'acte n'a pas pu être établi et signé le jour même. La date d'établissement de l'acte est la date à laquelle l'acte a été signé. De plus, il n'est pas nécessaire d'établir un PV dans ce cas.


Ceci est valable pour tous les types d'actes sauf ceux pour lesquels dans SAPHIR la date du fait est identique à la date d'établissement de l'acte (ex: mariages, reconnaissances, ...). Nous allons faire en sorte que d'ici très peu de temps, tous les types d'actes puissent avoir une date de fait distincte de la date d'établissement de l'acte.

11/04/19 - Intégration d'un acte à la BAEC et message d'erreur

Si, lorsque vous essayez d'intégrer un acte à la BAEC, vous recevez le message d'erreur suivant :

          L'acte existe déjà dans la BAEC
          907029 XXXXXXXXXXXXXX

Envoyez-nous un mail avec comme objet "Erreur 907029" et contenant les informations suivantes :
-  Type d'acte
-  Année
-  Numéro d'acte dans SAPHIR
-  Le numéro d'acte BAEC en 14 chiffres que vous trouvez dans le message d'erreur derrière le code "907029".

09/04/19 - 16:30 - Faire disparaitre une notification

Pour faire disparaitre une notification, il utiliser le bouton « Garnir date traitement »



09/04/19 - 11:00 - Signature des actes par les officiers de l'état civil et échevins

Les officiers de l’état civil et les échevins pour lesquels vous avez envoyé au RN un formulaire afin qu’ils aient le droit de signer les actes n’ont pas pour l’instant le droit de se connecter au RN. Le message d’erreur est le


Nous avons contacté le RN hier pour qu'il trouve une solution le plus rapidement possible.
En urgence,  le RN vous conseille d'ajouter votre Officier de l'état civil à la liste des personnes qui peuvent accéder au RN, soit via RRNAdmin, soit en contactant le helpdesk du RN.

08/04/19 - Problème de signature d'acte par un Officier de l'état civil

Nous avons appris de la BAEC vendredi fin de journée l’origine d’un problème pouvant empêcher un Officier de l’état civil de signer un acte.

Ce problème se marque par le message d’erreur : « 250600 Votre droit d'accès ne permet pas l'opération demandée ».

Il s’avère que la personne qui essaie de signer un acte d’état civil doit être la personne qui obtenu la connexion Registre national ou, tout au moins, que la personne qui s’est connectée initialement à SAPHIR ait les mêmes droits de signature que la personne qui signe. Il faut donc aussi que la personne qui signe ait le droit de se connecter au Registre national.

Pour que l’Officier de l’état civil puisse signer l’acte, il faut dès lors que l’Officier de l’état civil soit déclaré dans la liste des utilisateurs SAPHIR, que celui-ci se connecte à SAPHIR via sa carte d’identité et son code PIN, qu’il sélectionne ensuite l’acte et qu’au moment de le signer, il retape son code PIN.

Nous sommes conscients que cette information est tardive, mais comme dit plus haut, cette information nous a été communiquée très tardivement et n’était documentée nulle part au niveau de la BAEC.

Nous essaierons de faire sorte de rendre cette procédure plus facile dans une prochaine version de SAPHIR.

05/04/19 - Message d'erreur de la BAEC hors service


Si vous recevez l'un des messages d’erreur ci-dessous, cela signifie que la BAEC est hors service :





04/04/19 - Adresse email helpdesk BAEC

Pour rappel, l'adresse mail du helpdesk de la BAEC est la suivante: Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..

03/04/19 -Signature des actes et message d'erreur

Le message d’erreur ci-dessous lors de la signature des actes à la BAEC est dû à un problème qui se produit sur les machines 32 bits. Nous allons envoyer ce soir une nouvelle version de Saphir qui corrige le problème. Demain cela devrait donc fonctionner.



02/04/19 - URL pour signature des actes

Pour pouvoir signer un acte, votre poste doit pouvoir atteindre les 2 URLS suivantes :

-    http://crl.pki.belgium.be (vérification révocation des certificats)
-    http://tsa.belgium.be  (timestamp)
Si ce n’est pas le cas, voyez avec votre service informatique.

Concernant également la signature des actes, il apparaît que les postes en Windows 7 posent plus de problèmes que les postes en Windows 10

02/04/19 - Signature d'un ancien acte et message d'erreur

Si vous essayez de migrer un ancien acte et que vous recevez le message d’erreur « 30438 Les données de l’enfant sont différentes de celles qui étaient précédemment stockées, le numéro national

inclus », ce problème devrait être résolu dans le courant de cet après-midi. En effet, la BAEC vient de nous informer que ce problème est dû à un bug qu’il y avait hier chez eux. Ce bug est corrigé mais la BAEC doit encore intervenir dans sa DB pour que les migrations ad hoc puissent se passer correctement.

02/04/19 - Spécificité infrastructure et problème de signature d'actes

Même si vous disposez de la dernière version de l’eID Viewer, il se peut que vous ayez encore des problèmes pour signer les actes, en raison de spécificités de votre infrastructure. Nous travaillons sur une nouvelle version de SAPHIR qui pourrait tenir compte de ces spécificités afin que vous puissiez signer sans problème. Nous espérons pouvoir mettre cette version à votre disposition pour demain matin.

01/04/19 - Signature d'un acte et message d'erreur

Si vous avez le message d’erreur ci-dessous au moment où vous essayez de signer un acte, installez sur votre poste la dernière version de l’« eID Viewer » que vous pouvez trouver à l’adresse https://eid.belgium.be/fr

              « Caused by: java.io.IOException: %1 n’est pas une application Win32 valide »

 

  • Comment signer (finaliser) un acte à la BAEC ?
    Prérequis : il faut que la carte d’identité présente dans le lecteur soit la carte de la personne référencée comme signataire dans l’acte.

    Quand on clique sur le bouton « Intégration », il faut sélectionner « Prêt pour signature » et cocher la petite case « Signature » en dessous.
    Ensuite on clique sur le bouton « Envoi BAEC ».
    Un écran présente l’ensemble des données à signer, il faut cliquer sur « OUI ».
    Après avoir introduit le code PIN, on reçoit le message « Acte intégré à la BAEC », et l’acte passe automatiquement à l’état « FINAL » à la BAEC.

 

  • Les greffes des parquets n’étant pas prêts pour ce démarrage de la BAEC, que faire si vous recevez un jugement à enregistrer à la BAEC ?

    Il y a 2 types de jugement :   
            -      les divorces
            -      les autres jugements

    Si vous recevez un jugement de divorce à enregistrer à la BAEC :
            1)    Vous devez rechercher le n° d’acte BAEC du mariage concerné par ce divorce.
            2)    Si le mariage n’est pas migré à la BAEC, vous devez effectuer cette migration.
            3)    Vous créez un nouvel acte de type « Divorce BAEC (31/03/19) » .
                   Il faut remplir :
                   2 conjoints
                   Le numéro d’acte BAEC du mariage concerné (dans l’onglet « Détail »)
                   La base d’établissement de l’acte :                
                                                                                  Type de décision : JUGEMENT
                                                                                  Catégorie de décision : DIVORCE
                                                                                  Autorité
                                                                                  Date de décision
                                                                                  Date application
                   Documents annexes : clic droit, « Créer »
                                               -    Titre : Base établissement
                                               -    Inclure le jugement de divorce scanné : « Ouvrir fichier existant » et cliquer sur « Créer » pour aller rechercher le jugement de divorce scanné
                                               -    Cocher « A envoyer à la BAEC »
                                               -    Type de document
                                               -    Langue du document
                                               -    Pays d’origine
            4)    Après avoir enregistré cet acte dans SAPHIR (« V vert »), vous pouvez l’intégrer à la BAEC


    Si vous recevez un jugement autre qu’un divorce à enregistrer à la BAEC :
            1)    Vous devez rechercher dans SAPHIR l’acte concerné par ce jugement.
            2)    Cet acte doit avoir été migré à la BAEC.  Si ce n’est pas le cas, il faut le migrer.
            3)    Ensuite, il faut reprendre cet acte en modification dans SAPHIR et lui apporter les modifications issues du jugement (p.ex. contestation de paternité, on retire le père dans les données de la naissance)
                   Il faut également remplir la base d’établissement de cet acte :         
                                                                                                                 Type de décision : JUGEMENT
                                                                                                                 Catégorie de décision : …………
                                                                                                                 Autorité
                                                                                                                 Date de décision
                                                                                                                 Date application
                   Documents annexes : clic droit, « Créer »
                                                -    Titre : Base établissement
                                                -    Inclure le jugement scanné : « Ouvrir fichier existant » et cliquer sur « Créer » pour aller rechercher le jugement de divorce scanné
                                                -    Cocher « A envoyer à la BAEC »
                                                -    Type de document
                                                -    Langue du document
                                                -    Pays d’origine

             4)    Après avoir enregistré cet acte dans SAPHIR (« V vert »), vous pouvez le remigrer à la BAEC

 

  • Pour pouvoir intégrer (ou migrer) un acte que vous êtes occupé à créer ou modifier, vous devez d’abord le valider avec le « V » vert à l’état contrôlé ou final

 

Retrouvez toutes les informations relatives à la B.A.E.C. au Registre National via le lien suivant :
https://www.ibz.rrn.fgov.be/fr/baec/

Plusieurs documents sont également à votre disposition :

  • Le manuel de l'utilisateur V.2 pour les nouvelles fonctionnalités de la BAEC via SAPHIR
  • La publication du Moniteur belge concernant la BAEC au 25 mars 2019
  • La FAQ V.1 concernant la BAEC

 

 

Rec. postnatales

Actes étrangers BAEC dans SAPHIR

FAQ BAEC 1.0

Circulaire BAEC 25.03.2019

Manuel SAPHIR : BAEC 1.2

Modifs données personnelles

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Votre nouvelle solution pour le social

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Votre ville ou commune à la pointe de la simplification administrative !

Effectuer des démarches administratives en ligne pour les documents de population et d’état civil 24h/24 et 7j/7 depuis un smartphone, une tablette ou un PC de manière sécurisée est aujourd’hui une démarche naturelle attendue par les citoyens.

La solution eGuichet présentée par CIVADIS propose beaucoup plus qu’un simple accès internet à un formulaire de demande en ligne !

eGuichet, c’est une image innovante, moderne et efficace de l’administration qui délivre immédiatement ses documents à ses citoyens 24h/24 et 7j/7.

Une App gratuite pour accéder à eGuichet.

Pour disposer de son eGuichet rapidement et à tout moment le citoyen peut télécharger gratuitement depuis le Google Play Store ou l’Apple App Store notre App eGuichet sur son smartphone ou sa tablette.

        

eGuichet s’adapte à tout type d’appareil de manière transparente pour l’utilisateur grâce au Responsive web design.

L’application eGuichet permet à vos citoyens de formuler des demandes de documents ou de produits. La conception de la solution eGuichet offre une consultation confortable même pour des supports différents. L’utilisateur peut consulter le même site à travers une large gamme d’appareils avec le même confort visuel (moniteurs d’ordinateur, portable, tablette et smartphone).

Combinée avec un système de paiement sécurisé, eGuichet a pour objectif de simplifier les démarches administratives de vos citoyens et de vos agents.

Avec itsme®, eGuichet offre un accès encore plus simple au guichet en ligne des services population et état civil de votre commune sans devoir créer un compte.

itsme® est un moyen simple d’authentification forte, ultra-sécurisé et déjà largement utilisé par les banques et les administrations telles que Tax-on-web.

Itsme® est une application mobile développée par le consortium « Belgian Mobile ID ». Elle permet aux Belges de se créer une identité numérique unique basée sur un code à 5 chiffres ou sur l’empreinte digitale et remplace leurs multiples mots de passe, codes secrets et autres lecteurs de cartes.

 

 Découvrez nos vidéos dédiées à la solution eGuichet

Toutes les fonctionnalités de l'application et tous ses atouts dévoilés dans nos vidéos adressées aux Administrations communales et aux Citoyens :

 

L'eGuichet du côté des Administrations communales :

L'eGuichet du côté des Citoyens :

 

Découvrez tous les autres avantages de la solution dans notre documentation

eGuichet est la première solution guichet population, état civil intégrée au logiciel population à proposer ses services auprès des citoyens Wallons et Bruxellois.

eGuichet compte déjà plus 725.000 citoyens actifs potentiels sur la plateforme en ligne et délivre déjà plus de 9.000 documents chaque mois. Ces chiffres sont en croissance continue et de nouvelles administrations rejoignent régulièrement la solution eGuichet de CIVADIS.

eGuichet

 

 

Sucess story

Voici quelques exemples d'articles de presse mettant en avant la valeur ajoutée de la solution eGuichet de Civadis :

  • Namur : Reportage de Canal C sur installation de bornes "guichet express" permettant aux citoyens d'imprimer directement toute une série de documents administratifs sans faire la file aux guichets.
  • Wavre : Article du journal Le Soir : Wavre en arrive à une administration "intelligente"
  • Mons :  Article RTBF : 23 documents administratifs désormais disponibles d'un clic
  • La ville de Bruxelles : Article RTBF : Un e-guichet à la ville de Bruxelles pour imprimer à distance ses documents administratifs

 

Plus d'articles...

Les communes et la gestion de leurs cimetières

La règlementation "funérailles et sépultures" demande aux communes d'encoder l'ensemble des informations pour chacune des sépultures existantes dans les 3.500 cimetières wallons.

Afin de réaliser ce travail de longue haleine, CIVADIS a développé une solution intelligente.

La solution de cartographie associée au programme SAPHIR

Un drône prend en photo les différentes parcelles du cimetière et le programme les digitalise. Les parcelles sont ensuite associées aux données de concessions présentes dans SAPHIR, l'application back office de Civadis qui gère les cimetières.

Sur le terrain, l’agent peut modifier ou complèter les données grâce à l’application mobile installée sur sa tablette ou son smartphone. Il peut également prendre une photo de la tombe.

Le responsable communal pourra ensuite valider les informations qui se mettent à jour directement dans Saphir.

Afin de compléter le service, un site web est mis à la disposition des citoyens pour lancer une recherche sur une concession, la localiser sur carte et visualiser la tombe et ses caractéristiques.

Découvrez notre vidéo dédiée à la solutionde gestion des cimetières

 

 

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